Privacy Statement

Sinds 25 mei 2018 is in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Scouting.

Scouting Nederland heeft deze wetgeving vertaald in een privacybeleid en privacystatement waar alle scoutingverenigingen in Nederland aan moeten voldoen. Scoutinggroep de Stutters voldoet aan deze landelijk gemaakte afspraken.

Het privacybeleid en het privacystatement van Scouting Nederland zijn te vinden via deze link: https://www.scouting.nl/privacy

In dit privacy statement van Scoutinggroep de Stutters wordt ingegaan op specifieke documenten en verwerking van informatie die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens binnen Scoutinggroep de Stutters.

1. Vastlegging persoonsgegevens en bijzondere gegevens

Inschrijfformulier

Op het inschrijfformulier van onze groep vul je persoonlijke gegevens in. Deze worden door de ledenadministratie ingevoerd in ons ledenadministratiesysteem ‘Scouts Online’ (SOL). Het inschrijfformulier wordt hierna vernietigd. De gegevens kunnen ingezien worden door de volgende personen:

De secretaris/gegevensbeheerder kan alle gegevens zien en bewerken.
De penningmeester kan de bankgegevens zien voor het innen van de contributie.
Binnen een speltak, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien om onderlinge afspraken te kunnen maken.
Door in te loggen in ‘Scouts Online’ met je Mijn Scouting-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken. Je kunt hier ook aangeven als je niet wil dat je gegevens zichtbaar zijn voor andere speltakleden.

De gegevens die wij hebben worden niet gedeeld met derden. De speltakleiding heeft een hardcopy van de ledenlijst met daarop namen en telefoonnummers in een afgesloten kast liggen ten behoeve van snel contact met de ouders. Mocht er een kans bestaan dat gegevens door derden ingezien zijn dan worden de desbetreffende leden op de hoogte gebracht.

Op het inschrijfformulier kun je ook aangeven of je foto’s of video’s op social media geplaats mogen worden.
Meer informatie hierover vind je onder het kopje ‘Beeldmateriaal’.

Beeldmateriaal

Tijdens opkomsten, activiteiten en kampen worden er foto’s en video’s gemaakt. Er kunnen foto’s worden gepubliceerd op de publiek toegankelijke Facebook site van onze scoutinggroep en op onze website. Ons beeldmateriaal beleid is dat er enkel foto’s gepubliceerd worden waar groepen leden op staan en geen individuele foto’s. Leden worden niet ‘getagd’ of duidelijk in beeld gebracht. Wij kunnen niet voorkomen dat deze beelden gedeeld worden met derden.

Ook kunnen worden deze foto's en video's gedeeld worden via de Whatsapp groepen van de speltak. Leden van de groep worden geacht de foto’s niet te delen met derden, maar ook dit kunnen wij niet voorkomen.

Door op het inschrijfformulier akkoord te geven voor het delen van beeldmateriaal geeft je toestemming voor het publiceren van foto’s en video’s waar jou kind op staat. Beeldmateriaal wordt niet verwijderd, maar mocht je een specifieke foto of video waar je kind op staat willen verwijderen, dan kun je een verzoek indienen bij de speltakleiding. Die zal de betreffende ‘administrator’ verzoeken de foto te verwijderen.

Gezondheidsformulier

Om een veilig en gezond kamp te organiseren is het noodzakelijk om medische gegevens bij de leiding te bewaren alsmede noodzakelijke medicijnen. Voor de deelname aan een weekend of kamp (of een bepaalde activiteit) moet er daarom vooraf een gezondheidsformulier worden ingevuld. Hierin staan gegevens betreffende de gezondheid van de deelnemer en van een contactpersoon in geval van nood. Tijdens het kamp worden de gegevens gebruikt door de speltakleiding om de gezondheid van de deelnemer te kunnen waarborgen. De gezondheidsformulieren worden uitgeprint bewaard en zijn alleen toegankelijk voor speltakleiding. Direct na het kamp zal het gezondheidsformulier worden vernietigd of teruggegeven worden aan de ouder.

Het formulier wordt maximaal een jaar bewaard, zodat deze ook voor andere activiteiten gebruikt kan worden. Om de gegevens in te zien en/of te wijzigen kun je altijd terecht bij de speltakleiding.

Mocht er een kans bestaan dat gegevens door derden ingezien zijn dan worden de desbetreffende leden op de hoogte gebracht.

Vernietiging persoonsgegevens

Het vernietigen van persoonsgegevens gebeurd bij het beëindigen van het lidmaatschap. De formulieren en documenten die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten worden daarbij terug aan jou overhandigd. Tevens zal het lid uitgeschreven worden uit het landelijke ledenadministratie systeem ‘Scouts Online’.

VOG

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is noodzakelijk voor elke vrijwilliger voor het vervullen van een rol binnen onze organisatie. De VOG wordt opgevraagd bij start van een functie en bewaart tot maximaal twee jaar na beëindigen van het lidmaatschap.

2. Opslag & verspreiding gegevens

SOL

De persoonsgegevens die zijn geregistreerd in ‘Scouts Online’ (SOL), waaronder het e-mailadres, mogen niet zomaar gebruikt worden.
Wij delen geen persoonsgegevens met derden. Mocht dit wel nodig zijn dan zal daar specifiek toestemming voor worden gevraagd. Een uitzondering daarop is het nachtregister tijdens kampen op Scouting Labelterreinen. In dat geval wordt alleen het Scouting lidnummer en de naam gedeeld.

Cookiewet

Sinds juni 2012 is er een uitbreiding van de Telecommunicatiewet van kracht, ook wel de cookiewet genoemd. Ook voor de website van Scoutinggroep de Stutters heeft dit gevolgen. Wij maken gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van web statistieken en social media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

Google Drive

Voor het bestuur en de groepsraad is een centrale opslagplek voor belangrijke documenten. Denk hierbij aan verslagen van het bestuur en de groepsraad. De Google Drive die wordt gebruikt valt onder het Europees recht voor opslag van data.

Email

Voor communicatie kan gebruik worden gemaakt van e-mail. Als ouder zal uw e-mail als BCC worden verzonden zodat andere geadresseerden niet uw e-mail adres te zien krijgen. Persoonlijke mail zal niet langer bewaard worden dan nodig mits dit een belangrijk doel nastreeft.

Appgroep

Voor elke speltak is een appgroep aangemaakt voor vlotte communicatie die te maken heeft met de opkomst. U krijgt als ouder een uitnodiging om daaraan deel te nemen. Als ouder kunt u ten alle tijden besluiten geen gebruik (meer) te maken van de appgroep door de uitnodiging niet te accepteren of door uit de appgroep te stappen als u er al in zit.

Vertrouwenspersoon

Binnen Scoutinggroep de Stutters kan er sprake zijn van één of meerdere vertrouwenspersonen. Aan het eind van het jaar wordt hier verslaglegging van gemaakt waarbij geen gebruik wordt gemaakt van persoon- en of bijzondere gegevens.

Datalekken

Is er ondanks de grootste zorgvuldigheid sprake van een datalek dan meld de vereniging dit direct bij ‘Scouts Online’ middels een e-mail naar: privacy@scouting.nl. Zie voor meer info de Procedure datalekken (dataverwerkers). Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Samen met de betrokken organisatieonderdelen worden de vervolgstappen besproken.

Page updated

Report abuse