Privacy Statement

Privacy beleid Scoutinggroep de Stutters

Scoutinggroep de Stutters verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep de Stutters via

ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het aanmeldformulier van Scoutinggroep de Stutters. De gegevens worden via het formulier in een beveiligde database bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het formulier verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scoutinggroep de Stutters hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.

Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier

wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep De Stutters mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratiefor-mulier van Scoutinggroep De Stutters. De gegevens worden in een beveiligde database op de webserver bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgege-vens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving

fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van scoutinggroep de Stutters heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de

begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een

afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scoutinggroep De Stutters maakt gebruik van Social Media ten behoeve van pro-motie van de groep waar ook beeldmateriaal van de groep wordt gepost. Bij het ondertekenen van het lidmaatschapsformulier gaan wordt hiervoor toestemming gegeven, deze is altijd in te trekken.

Op www.stutters.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scoutinggroep De Stutters maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep De Stutters en als herinnering. Bij

lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacy beleid van Scoutinggroep De Stutters is terug te vinden via www.stutters.nl en op te vragen via mail bij het bestuur op bestuur@stutters.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een data lek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via

privacy@scouting.nl. Na melding van een data lek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep De Stutters binnen één maand op dit

verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (bestuur@stutters.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

https://www.scouting.nl/privacy